Başlangıç rehberi

ZKFlex personel takip sistemine genel bakış

  • ZKFlex personel takip sistemi işletmenizin verimlilik düzeyini artıracak özellikleri aktif olarak kullanmanıza ve çalışanlarınızın giriş-çıkışlarını kontrol altında tutmanıza destek olur.
  • Kuruluşunuz için vardiya ve giriş çıkış sürelerine uyumlu ayarlar hazırlayabilirsiniz.
  • ZKFlex personel devam takip sistemi hizmetlerini tüm ZKSoftware cihazlarıyla uyumlu biçimde kullanırsınız.

Personel devam kontrol sistemi işleyiş biçimi

Personel takip için kişileri yazılım arayüzüne eklemeniz, kuruluşunu içinde bulunan çalışanları veya diğer uzak lokasyonlar dahilindeki mevcut personelin eklenme işlemini gerçekleştirin. Bu sayede, personeller oluşturulduktan sonra yazılımın cihaz ekleme kısmından yeni cihazları sisteme kayıt edebilirsiniz ve kişileri cihaza tanıtırsınız.

Yazılımın geniş çaplı işlevsellik katan, yenilikçi özellikler bütünüyle devamsızlık raporu, tarih bazında hareket raporu gibi kritik verilere anında ulaşırsınız. Personel devam kontrol ve erişim kontrol sistemleri, daha da hızlandı. Çoklu-doğrulamayı destekleyen cihazlardan alınan parmak izi, yüz algoritma verisi gibi birden fazla tanımlamayı veritabanınıza kayıt edin. Daha sonra kurumunuza eklediğiniz farklı cihazlarınız olursa tekrar aktarım yaparak otomasyonu gerçekleştirin.

PDKS’yi işletmenizin temelinde verimliliğe dönüştürün

Çoğu kuruluş temel olarak PDKS ve Erişim geçiş kontrol gibi yazılımları bulundurur. Ancak günümüz şartlarında bu yazılımlar ZKSoftware seviyesi sistemsel yeniliklerden uzak kalıyor. Kuruluşunuz için daha fayda sağlayabilecek olabilir ve işletmenizin geleceğini ZKSoftware bünyesindeki yazılımlarla oluşturmaya odaklanmanızı sağlayabilir.
Esneklik katan yazılımlarımız ileriye dönük geliştirmeleri destekler.

Personel Görünümü

Personel : Personel bilgi ekranında paylaşılan içerikler sayesinde, kişiye ait maaş bilgileri, özlük, ad, soyad, departman, hesap grubu ve daha detaylı bilgilere anında ulaşın ve düzenleyin. Çalışanlarınızı yazılıma tanıtmak saniyeler içinde yapılır.

Personel bilgileri

Personel bilgileri ekranında, oluşturduğunuz kişiye ait; ID numarası, hesap grubu(genel/vardiyalı/özel), kart numarası, unvan, şirket, ad soyad, işe başlama ve çıkış tarihi gibi detaylı bilgi akışı sağlanır.

ID Numarası: Kişinin cihaza ekli olduğu sıra numarasıdır. Her kişinin kendine özel ID numarası vardır. *Doldurulması zorunlu alanlar arasındadır.

Hesap Grubu: Bütün çalışanlara hesap grubu tanımlaması yapmak zorunludur. Bu sayede kişilerin hangi giriş ve çıkış vardiyaları düzeninde çalıştığını belirlemek mümkün olur. *Doldurulması zorunlu alanlar arasındadır.

Kart Numarası: Kişiye ait olan, kartlı geçiş cihazlarıyla beraber kullanılmak üzere oluşturulan 10 haneli proximity/mifare kart numarası tanımlama alanıdır. Sisteme girilen kart numarası bilgisi, cihaza aktarılabilir ve kartlı geçişe olanak verilir.

Personel Adı: Çalışanların isim bilgisi bu alanda doldurulur.

Personel Soyadı: Çalışana ait soyadı bilgisinin girildiği alandır.

Şirket: Özel tanımlama bilgisi girilebilir veya çalışanın bağlı olduğu şirket tanımı oluşturulur.

Departman: Personelin çalıştığı departmanı tanımlayan bilgi alanıdır. Raporlama tarafında filtreleme yapılmak istenildiğinde departman bazında ayrıştırma uygulanması için işlevsel bir özelliktir.

Bölüm: Personele ait bölüm tanımı yapılabilir “a bölümü”, “x katı” gibi opsiyonel açıklamalar oluşturulur ve bu alana girilir.

Sicil Numarası: Personelinize ait sicil numarası tanımlaması yapılan alandır.

Unvan: Personele ait ünvan bilgisi bu alanda doldurulur. Tamamen opsiyonel bir açıklama alanıdır. Şirketin ihtiyaçları doğrultusunda tanımlama yapılır.

İşe başlama tarihi: Yeni oluşturduğunuz personele işe başlama tarihi girebilir veya hiç müdahale etmeyerek otomatik olarak oluşturduğunuz güne ait bir tarih atanır.

İşten çıkış tarihi: Personelin işten ayrılma tarihi girilebilir, işten çıkarılan personel raporlar üzerinde görünmez hale gelir.

Parmak izi kaydet

Bu bölümde yazılıma parmak izi kayıtlarınızı oluşturup gönderebilirsiniz. Yazılıma gönderme işlemini gerçekleştirmeden önce, ZK4500 usb parmak izi okuyucu arabirim cihazını bilgisayarınıza bağlamanız gerekiyor. Ardından personel ekranında parmak izi kayıt işlemi yapılması istenilen kişi seçilir.

Görmüş olduğunuz bölümden parmak seçimi yapılır ve yazılım veritabanına gönderilir.

Sonraki işlem, parmak izi kaydet seçimi ile kayıt tamamlanır.

Cihaza kaydet işlemi seçildiğinde ise; yerel ağınızda bağlı olan parmak izi okuyucu terminallerden biri seçilerek, istediğiniz parmağı kaydetmeyi belirlemeniz mümkün.

Son olarak kaydetme komutunu cihaza gönderebilir ve cihaz üzerinde parmağınızı tanıtabilirsiniz.

Hareket Verileri

Kuruluşunuzun çalışanlarını daha etkili takip edebilmeniz için oluşturulan veya elle hareket girişi (manuel) işlemler bütününü yapabileceğiniz yazılım bölümü. Hareket kayıtlarını istediğiniz gibi kişi bazlı görüntüleyebilir, üzerinde değişiklikler uygulayabilir veya bütünleştirin. İstediğiniz kişilere ait giriş, çıkış ve mola gibi hareketleri detaylı olarak elde edin.

Tamamen kullanıcıya esneklik kazandıran, gelişim sürecinde size yardım eden detaylı tasarlama seçeneklerine sahip olun. Çalışanların hareketlerini mesai bazında oluşturun, hangi giriş modunu kullanacaklarını seçin. Böylelikle, personel hareket kayıt girişinde aynı zamanda çıkış hareketlerinde hangi cihazlar üzerinde işlem yapıldığını algılayın.

Kişi bazlı, parmak izi, şifreli giriş, yüz tanıma, çoklu doğrulama gibi doğrulama türlerini görüntüleyin ve aktif edin. Tarihlere göre yeni hareket kayıtları açın ve bunları tüm personelinize uygulayın. İş giriş, çıkış saatler, fazla mesai ve mesai gibi durumları düzenleyin.

*Not: Elle girilen hareket kayıtları yazılımda kırmızı olarak işaretlenir.

İşlevsellik

İşlem kabiliyeti bakımından kişi bazlı detaylı hareketleri görebileceğiniz ekranda uygulayabildiğiniz kapsamlı müdahale sayesinde daha kolay yönetim elde edin.

Hareketler

Yeni hareket: Seçilen personel için yeni hareket ekle işlemi başlatıldıktan sonra, Giriş tarihi, çıkış tarihi, saatleri ve cihazlar seçilerek hareket türleriyle beraber istenilen saat aralıklarında yeni bir işlem oluşturulabilir.

Düzenle: Hareket düzenleme ekranında, mevcut olarak organik hareketleri düzenleyebilir ve elle gösterilen işlemleri kırmızı olarak tanımlanması sağlanır.

Kaydet: bütün personel hareket verileri girildikten sonra işlemleri kayıt etmenizi sağlayan seçim alanı.

Sil: İstemediğiniz hareketleri listelenmiş olarak seçebilir, birden fazla hareketi, düzenleme işlemlerinden kaldırabilir ve tamamen silebilirsiniz. Yaptığınız tüm işlemler operatör kayıtları bilgi ekranında görüntülenir.

Toplu Hareketler

Toplu hareket düzenleme kısmında sistemden seçilen çoklu personele aynı işlemleri tekrarlayabilirsiniz. Birden fazla seçim yapılmasının ardından, toplu olarak kaydedin ve düzenleyin.

Hatalı Hareketler

Hatalı hareket düzenleme ekranında, gün sonu alınan olay görüntülenme doğrultusunda, kişilerin eksik hareketleri mevcutsa bu alanda görmeniz mümkün. Eksik bilgiler doğrultusunda giriş veya çıkış hareketlerini elle düzeltebilirsiniz.

Hareket Ayarları

Sisteminizi yormadan, hızlı, akıcı ve esnek olarak zaman aralığı veya tarih aralıkları belirlenerek hareketlerin analizini yapın. Bu sayede, çok fazla veri akışı olan işletmelerde geriye dönük hareketleri daha etkili ve hızlı biçimde filtreleyin.

İşlem sırası günlük, aylık veya haftalık seçilebilirken aynı zamanda başlangıç ve bitiş tarihleri belirlenerek de elde edilir.

İzin bilgileri

İzin türleri hazırlanırken dikkat edilmesi gereken en önemli aşama, kişilerin hangi saatler veya tarihler arası izin kullanacağı seçilmeli. Bu işlemi kolaylıkla yapabilmeniz için, tarihler arası veya saatlik izin seçimini hızlı gerçekleştirmenize izin veren kısayol mevcut. Öncelikle izin tipini belirleyin.

İzin türü seçimi tamamlandıktan sonra zorunlu olarak seçmeniz gereken, izin adı, başlangıç-bitiş tarihi, saatleri ve son olarak da isteğe bağlı tanımlayabileceğiniz açıklama bulunmaktadır. Bütün gerekli *ünlem* işareti ile hazırlanmış sütunları doldurduktan sonra “izin ver” kısayolu butonuna tıklamanız yeterli.

Yeni izinler oluşturulma sürelerinden itibaren, anlık olarak değiştirilebilir ve düzenlenebilir. İstediğiniz izin türünün yanındaki kutucuğu işaretleyip gerekli müdahaleyi gerçekleştirmeniz çok kolay. Global izin oluşturma kısmını seçerken, günlük ve saatlik izinleri tanımlamak için kısayol tuşu üstünde saatlik izin türleri belirlenmesi yeterli.

Oluşturulan izinler sütunlara ayrılır ve listelenme işlemi yapılır. Bu liste sırasıyla; atama tarihi, başlangıç tarihi, bitiş tarihi, başlangıç-bitiş saatleri, izin adı, izin türü ve son olarak açıklama bütünüyle kullanıcıya görüntülenir.

Bilgi ekranında görebileceğiniz detaylı veri akışı sayesinde, toplam ücretli ve ücretsiz izinler de dahil edilerek incelenir.

Bu işlemlerin dışında, kendi izin türünüzü belirlemeniz mümkün. Özel tasarımını yapmış olduğunuz izin türleri kapsamında, ücretli veya ücretsiz izin platformunda yeni tanımlarınızı saniyeler içinde hazırlayabilirsiniz.

zkflex maaş işlemleri ekranı

Maaş hesaplama & işlevleri

ZKFlex personel devam takip sistemi, maaş ve puantaj hesaplama gibi işlemleri kolaylıkla gerçekleştirmenizi sağlar. Size zaman kazandıran bu işlemler sayesinde, tüm personelinizin maaşlarını zamanında ve hakediliş konusunda doğru aynı zamanda tutarlı olarak verin.

Maaş Bilgileri

Personele maaş ekleme bilgisini oluşturmadan önce, üst tarafta bulunan personel ismi üzerine tıklanır ardından maaş bilgileri menüsünden “yeni ekle” butonuyla tanımlama ekranı açılır.

  1. Maaş başlangıç tarihi: kişiye hangi tarihten itibaren yazılım tarafında maaş hesaplaması yapılması gerekiyorsa oluşturulur. Genellikle bu tarih işe başlangıç tarihi olarak verilir
  2. Maaş miktarı: Personelin net maaşının girildiği alan
  3. Açıklama: İsterseniz açıklama bilgisi girebilirsiniz
  4. Maaş ata: Tüm işlemler gerçekleştikten sonra ayarların kayıt edilmesi için maaş ata butonu tıklanır

Bu işlemler dışında oldukça kapsamlı olarak yüzde veya sayı miktarlarında kişiye ait olan maaşı artırıp-azaltabilirsiniz. Maaş oranını girdikten sonra “maaşı değiştir” butonu tıklanır ve personele ait olan maaşın güncellenmesi gerçekleştirilir.

Yüksek hızda yapılan saniyelik işlemler sayesinde kişiye veya birden fazla personele, bireysel aynı zamanda toplu maaş artırımını hemen uygulayın.

Ücret İşlemleri

Çalışanlarınızın, ücretlerini belirleyebileceğiniz ekran. Bu sayede prim, ceza, yol parası, yemek parası gibi ücret tanımlarını menüden seçebilir ve kişilere atayabilirsiniz. Ücret atama işlemi sizlere en kolay yoldan, personele tanımlanabilen miktarlarda maaş bordrosunun pozitif veya negatif kısmında gözükecek biçimde bilgiler oluşturmanızı sağlar.

Özlük bilgileri

Personelin yazılım tarafında doldurulabilen açıklama alanlarıdır. Opsiyonel olarak girebileceğiniz alanlar sayesinde personelin daha detaylı incelenmesine olanak verirsiniz. T.C kimlik numarasından, sigorta numarasına kadar bütün bilgileri rahatlıkla oluşturabilir ve kayıt edersiniz. Bunun dışında, personel hakkında bırakmak istediğiniz özel bir not varsa yine bu alan üzerinden ekleyebilirsiniz.

Planlama

Sürekli değişkenlik gösteren çalışma stilleri, vardiyalar ve farklı boyutlarda esneklik kazandırabileceğiniz işletmenize özel planları hazırlayın aynı zamanda anında çalıştırın. Haftalık, aylık veya yıllık bazlı oluşturulan özel planlama stilleriyle, çalışanlarınızın değişkenlik gösteren iş saatlerini tanımlayın.

Özel planlamalar

ZKFlex özel plan oluşturma alanı, işlem sırası itibariyle öncelikle yeni ekle seçilir, ardından sağ tarafta bulunan ekrandan, takvim arayüzünde istenilen tarihleri seçebilirsiniz. Daha detaylı olarak oluşturmak isterseniz; bu hafta, gelecek hafta, bu ay veya sonraki ay olarak kapsamlı olarak seçimler yapılır. Eğer isterseniz, takvim seçim ekranında istediğiniz tarih aralıklarını girebilir ve sınırsız plan süresi oluşturun.

Son olarak plan adı seçmeniz gerekli ve bu tasarladığınız özel planlar ile eşleştirme işlemini tamamlayabilirsiniz. Bu işlemleri toplu planlama da yaptığınız gibi aynı şekilde kişi bazlı olarak da hazırlayabilirsiniz.

Toplu atama işlemleri

Alan tanımları

Bu alanda, işletmenizin personelini daha detaylı gruplandırma işlemlerini yapabilirsiniz. Departman, bölüm ve şirket bazlı tanımlamalar bu ekrandan oluşturulur. Departman eklemek için öncelikle; yeni ekle butonu tıklanır, şirket adı kutucuğuna kuruluşunuzun bilgisini girin, ardından kaydet tuşuna tıklayın. Şirket ismi girildikten sonra, departman adı ve bölüm adı girerken de aynı aşamaları uygulayıp tanımlamayı oluşturabilirsiniz.

Toplu işlemler

Toplu işlem tanımlama alanında, bu ekran üzerinde yeni ekle seçildikten sonra, birden fazla personele hesap grubu, şirket, departman ve bölüm gibi ilgili tanımlar sağ taraftan seçilir. İşlemleri sonlandırmak için mutlaka atama yap veya kaydet butonu tıklanır.

Çıkış yapan personeller

İşletmeniz den ayrılan personelleri bu ekranda görüntüleyebilir, gerekli değişiklikleri yapabilirsiniz veya son olarak personeli geri al seçilerek tekrar çalışır duruma getirirsiniz. Yaptığınız değişiklikleri düzenle butonuyla istediğiniz alanları müdahale ederek değiştirin.

Silinen personeller

Yazılım tarafında sildiğiniz tüm personel bu alanda gözükür. Çıkış yapan personeller veya personel bilgileri ekranında olduğu gibi alt tarafta bulunan ekranla karşılaşırsınız. Düzenleme aşamasında, kalıcı olarak geri sil diyebilir veya personeli geri almanız mümkün. Kalıcı olarak silinen personel geri getirilemez.

İşlem kayıtları

Operatör logları

İşlem kayıtları veya genel olarak tüm yazılımlarda bilinen adıyla “operatör logları” bütün yapılan işlemleri görüntüleyebileceğiniz ekran. Yazılım arayüzünde kimin hangi alanlara eriştiğini, hangi işlemleri gerçekleştirdiğini detaylı olarak görebilirsiniz.

Cihaz

Cihaz ekranında yeni cihazları ekleyebilir, yönetebilir ve kullanıcıları cihazlar arası transfer için kullanabilirsiniz. Gelişmiş senkronizasyon seçenekleri, otomatik cihaz bulma, veri aktarımı gibi üst düzey özelliklere sahip yazılımsal performans işlevselliğini kazanın.

Sisteme dahil ettiğiniz cihazların ip adresi, modeli, bağlantı türleri, şifresi ve daha birçok özelliğini tek ekran üzerinde görüntüleyin.

Cihaz ayarları

Yeni bir cihaz eklemeden önce sırasıyla yapmanız gerekenler aşağıda listelenmiştir:

  • İlk önce yeni ekle butonu seçilir, cihazın tanımlama bilgilerini oluşturabileceğiniz ekran karşınızda aktifleşir
  • Bağlanmak istediğiniz cihazın IP adresi girilir
  • Bağlantının sağlam olduğunu test etmek ve yazılıma tanıtmak için bağlan seçeneğine tıklayın
  • Cihaz kullanım modunu belirlemeniz gerekir, böylelikle cihaz hangi türde çalışması gerektiğini seçersiniz. Mesai, fazla mesai, mola giriş ve çıkış modları arasında seçimler yapılır
  • Ardından cihaz kaydet tıklanır ve işlemler tamamlanır

Gelişmiş özellikler

Cihazın bağlantı durumunu görebileceğiniz ekran sayesinde bağlı olup olmadığınız kontrol altında tutun. Cihaz üzerindeki yetkili kullanıcıların izinlerini kaldırabilir, hareket kayıtlarını sıfırlayabilir, ip adresini değiştirebilir ve fabrika ayarlarına geri alabilirsiniz.

Cihaz bilgileri

ZKflex cihaz bilgileri ekranı sizlere bağlı sistemleriniz hakkında en detaylı veri akışını sağlar. Bağlı cihazların ilk aşamada verilerini okumak için “Verileri Güncelle” butonunu kullanması gerekir. Aynı zamanda bu ekranda saat ve tarihi senkronize etmeniz oldukça basit.

Cihaz ara

İşletmenizde ağ bağlantıları yapılmış cihazları yerel ağınız genelinde bulabilir ve eklersiniz. Cihaza gönderdiğiniz komutlar vasıtasıyla hangi ip adresinin, hangi cihaza ait olduğunu bulmak amacıyla ses çaldırma işlevinden yararlanın. Ağ geneli arama yapabilir veya belirlediğiniz aralıklarda tarama yapmasını sağlayın. Cihazın seri numarası yine bu ekranda karşımıza gelir.

Bölge – Kapı tanımları

Bölge veya kapı tanımları yardımıyla cihazın departmanını oluşturabilirsiniz. Etkili, sınıflandırılmış ve grup halinde bölgelere ayırın, daha iyi rapor analizini elde edin.

Yeni eklemek için öncelikle, bölge ismini girin, ardından kapı ismini tanımlayın ve son olarak cihaz ayarları menüsü ekranına geri dönerek departmanını seçmek istediğiniz cihazı düzenleyin. Bütün işlemler tamamlandıktan sonra kaydet butonuna tıklamanız yeterli.

Veri Transferi

Veri transferleri ekranında, bağlı olan cihazların sağ tarafta bulunan cihaz listesi menüsünden ilk olarak seçimi yapılmalıdır. Seçilen cihaz/cihazlar, veri transferi bölümüne tekrar geri dönüldüğünde karşımıza görsel olarak çıkar. Detaylı olarak ekranda görebildiğimiz veriler sırasıyla; cihazdaki personel verileri, yazılımdaki veriler, silinen personellerdir.

Cihazdaki veriler: Cihazın içinde bulunan personelin adı-soyadı, yetki türü ve parmak izi verisine kadar görmemiz, aynı zamanda yazılıma transfer etmemiz mümkün. Aktarılan kişileri daha fazla cihaza göndermek için cihaz menüsünden seçimini yaptığımız terminalleri belirleyerek toplu gönderim uygulayabiliriz.

Yazılımdaki veriler: ZKFlex personel devam takip yazılımındaki verileri birden fazla cihaza gönderebilir, rahatlıkla personel tanımlarını senkronize edebilirsiniz.


Esnek, kolay, geliştirilebilir yapısıyla hızlı menü aktarım ve kişi gönderme platformlarını sorunsuz biçimde kullanın. Seçmiş olduğunuz personeli silebilir, yazılıma aktarabilir veya cihazlara gönderebilirsiniz. Son aşamada silinen personellerin listesini görebilir, bu listeyi tekrar yazılıma geri yüklersiniz.

Gelişmiş veri aktarım özellikleri

Ekranın alt tarafında bulunan gelişmiş veri transferi ayarları sayesinde, hangi türde veri akışını gerçekleştirmek istediğinizi belirleyin. Hem cihaza veri gönderme, hemde cihazdan veri alma aşamasında parmak izi okuyucu verileri, kart, şifre veya yüz tanıma teknolojisi terminali birimlerinin bilgi akşını hazırlayın. İstediğiniz kutucuğu işaretleyin ve ardından kaydet butonuna tıklayın.

Zamanlanmış Görevler

Görevlendirmeleri otomatik olarak aktarmasını sağlayabileceğiniz, belirlediğiniz yeni zamanlanmış görevler istediğiniz sıklıkta veri çekimi yapar ve veritabanına bu bilgileri aktarır.

Yeni görev eklerken, görev adını, başlangıç tarihini, saati ve hangi sıklıkta bu verilerin aktarılması gerektiğini belirlemeniz önemli. Bu işlemlerin ardından sizin istediğiniz yoğunlukta bilgi akışını veritabanı kısmına yazılımda tutması için oluşturmanıza yardım eder. Anlık veri aktarım platformlarını kurun ve hızlıca yönetin. Aylık, haftalık, günlük veya saatlik bazda aktarım işlemlerini çalıştırın.

E-posta gönderimi

Otomatik rapor gönderme seçeneği ile, istediğiniz raporu, belirlenmiş rapor türlerini günlük, haftalık, aylık veya saatlik olarak birden fazla kullanıcıya gönderin.

  1. Otomatik rapor sistemini çalıştırmak için öncelikle, yeni ekle butonuna tıklayın ardından, görev adı, başlangıç tarihi, hangi saatten itibaren göndermeyi çalıştırılacağı ve hangi aralıklarda bu işlemin sürdürüleceği belirlenir
  2. İkinci aşama olarak, hangi mail adresinden bu raporların gönderileceği seçilir, burada kurumsal mail adresinizi yazabilirsiniz.
  3. Raporun gönderileceği kısımda, yazılımın sol altında bulunan operatörler bölümünden kullanıcıları tanımlamanız gereklidir
  4. Tanımlanan kullanıcılara otomatik raporları göndermek için, kime kısmından kullanıcıları seçin
  5. Son olarak hangi raporu yukarıda seçilen kullanıcılara göndermek istiyorsanız, rapor türünü oluşturun ardından ekranın sol tarafında bulunan Kaydet butonuna tıklayın

Otomatik rapor gönderme gelişmiş özellikler

Gelişmiş özellikler arasında bulunan, şimdi gönder seçeneği, mail imzası ekleme, dosya ekleme kullanıcıların tercihine bağlı ayarlanabilir. Bu seçenekler yardımıyla size özgü tasarlanmış personel takip raporunu gönderirken, ekstra olarak talep edilen görselleri veya pdf dosyalarını da hazırlayın.

Parametre Ayarları

Personel devam kontrol sistemi yazılımınızın çekirdek yapısını oluşturan parametre ayarları, işletmenizin giriş-çıkış saatlerini oluşturduğunuz, fazla mesai, mola ve gelişmiş ayarları tasarladığınız alandır. Kuruluşunuza özel vardiya tanımlarını nasıl oluşturacağınızı öğrenin. Kolay ve anlaşılır ayar yapısı sayesinde dakikalar içinde istediğiniz planı hazırlayın ve personele tanımlayın.

Vardiya Oluştur

Vardiya ayarları, işletmeye ait bir veya birden fazla parametre türünü içerir. Personel vardiya tanımları oluşturmaya başlamadan önce mutlaka yazılımda personelinizin eklenmiş olması gerekir.

Yazılımda vardiya oluştur başlığı altında gerekli tanımları hazırlayabilir ve vardiyaları aktif hale getirebilirsiniz. Öncelikle yeni ekle kısmından, işletmenize özel saatleri girebileceğiniz sütunları etkinleştirelim. Mutlaka doldurulması gereken alanlar sırasıyla vardiya adı, çalışma tipi, hak ediş süresi, giriş-çıkış saatleri son olarak mola tanımları girilebilir. Genellikle mola tanımları tamamen opsiyonel, işletmenin ihtiyacına göre tanımlanır.

Vardiya adı

Bu sütunda yeni açtığınız vardiyanın adı girilir ve tamamen istediğiniz ismi vermeniz mümkün.

Çalışma tipi

İşletmenizin çalışma saatlerine uygunluğuna göre hazırlanabilen çalışma tipi sütununda normal, vardiyalı, kümülatif gibi değerlere yer verilir. Birden fazla çalışma saatlerine sahip olan işletmelerde vardiya tipi olarak vardiyalı çalışma seçilebilir.

İşletmeye gelen çalışan personelin, istediği saatlerde girip belirlenen maksimum günlük çalışma süresi doldurulması planlandığı durumlarda, kümülatif çalışma stili tercih edilir.

Kuruluşların varsayılan çalışma türü olarak kullanabileceği normal çalışma ile günlük tek stil giriş-çıkış saatlerini ayarlamanız mümkün.

Ücret hak ediş süresi

ZKFlex personel takip işlemlerinizde günlük hak ediş sürelerini ayarlamanıza yardım eder. Personelin günü hak etme süresi ayarlarının yapıldığı alan. Verilen değerin altında olursa devamsız, verilen değerin üstü olursa hak ediş olarak personele geri dönüşü sağlanır.

Giriş/Çıkış Saati

Kuruluşa ait olan giriş-çıkış saatleri değerlerinin kullanıldığı alanlarda rahatlıkla kendi işletmenizin en doğru çalışma saatlerini oluşturduğunuz bölüm.

Karşınıza çıkan saat ekranından saat, dakika seçimini yapabilir veya giriş saati tanımını boş sütundan doldurabilirsiniz. Örneğin: Giriş saati 08:00 olan bir işletmenin, gerekli alana “0800” yazması yeterlidir.

Tolerans saatleri

Girilen tolerans süreleri işletmenin personele tanımış olduğu ayrıcalıklı sürelerin geneline verilen isimdir. Böylelikle toleranslar sayesinde işletmedeki personel kuruluşa belirlenen süre zarfı içinde geç gelebilir veya erken çıkabilir. Bu ayarlamaları oluşturmak tamamen sizin elinizde ve tolerans dakikalarını belirlemek için istediğiniz süreyi girebilirsiniz.

Giriş-Çıkış toleransı: Maaş sisteminden kesinti olmadan kişinin geç kalabileceği sürenin belirlenmesi ve bu süreyi tanımlamanıza olanak veren kısım.
Çıkış toleransı, işletmenin çıkış saatlerinden önce yapılan çıkışlarda oluşabilen maaş kesintisi yaşanmadan gerçekleşen durumlara izin veren tanımlama alanı.

Gün dönüm saati

İşletmenin en erken giriş saatine göre tasarlanan ve genellikle bu ayar şirketinizin erken giriş süresinden bir saat öncesi olarak ayarlanabilen tanımlama türüdür. Böylelikle gün dönüm saati bir sonraki güne geçiş, personelin bu saatten sonra yaptığı hareketlerin giriş algılanmasını sağlayan tanımdır. Gün dönümüne girilen değer sayesinde personel hangi vardiyaya giriş yapmış bilgisi öğrenilir.

Mola ayarları

Her işletmenin kendine ait mola saatleri mutlaka vardır. ZKFlex mola takip özelliği size işletme içi personelin molalarındaki giriş ve çıkış saatlerini görüntüleyip raporlamanıza izin verir. Günlük veya aylık raporlarınızda bu molaları görebilirsiniz.

Çalışma türünüze ait molayı seçebilir, yeni bir mola türü hazırlayabilir ve etkinleştirin. Mutlaka girilmesi gereken alanlar ünlem (!) ile işaretlenmiştir. Örneğin: yemek molası öğlen 12:00 saatinde başlayan işletmenin yaklaşık bir saat mola süresi mevcut. Sistem üzerinden örnekteki süreyi girerek 12:00 – 13:00 arası mola tanımlanır. Molalar üzerinde toleranslar mevcutsa bu süreler mutlaka girilmelidir ya da boş bırakılır.

Fazla Mesai

Şirketinizin normal çalışma saatlerinin dışında kalan personelin işletme içinde bulunduğu süreyi hesaplayan ve farklı ücret tariflerini uygulayan alandır. Bu alanda personelinizin hangi saatlerde fazla mesaiye başlayacağı, kaça kadar süreceği ve hak ediş alabilmesi için kaç dakika işletme içinde bulunması gerektiği bilgileri girilir.

Fazla mesai çarpanı: Şirketin belirlenen değerler, maaş hesaplama oranları kapsamında girileceği fazla mesai tamamlanması sonucu hak edilen ücret tanımlama ayarıdır. Örneğin: personelin hafta içi çalışma stilinde kaldığı fazla mesaide alacağı değer %50 ise, tanımlama alanına “50” girilir.

Hafta sonu tatilinde veya pazar tatilinde personelin çalışmadığı durumlarda ve işletmeye gelirlerse alacakları tutar daha fazla olabilir. Örneğin: Pazar günü kuruluşların hafta tatili olarak belirlenir, eğer çalışma olursa %100 mesai oranıyla ödeme yapılır, alana girmemiz gereken tutar “100” olmalıdır.

Gelişmiş vardiya ayarları

Şirketinize kendi tasarladığınız değerlerde ceza, devamsızlık ve esnek mola oranlarını hazırlayın ve aktif edin. Kuruluşunuzun en etkili biçimde yönetilmesi, kar oranlarının artırılması, aynı zamanda gereksiz molaları minimuma indirip ve bu süreleri takip altında tutabilmek kritik önem taşımaktadır. ZKFlex gelişmiş ayarlarda bulundurduğu vardiya düzenleme parametre seçeneklerini kullanın ve daha detaylı devamsızlık ya da ceza çarpanlarını çalıştırın.

Ceza çarpanı: Bu alanda gireceğiniz çarpan değerleri şirketinizin, varsayılan ceza değerlerinin üzerine yazılacak verilerdir. Ceza çarpanını %50 veya %100 olarak saatlik ya da ücretten kesim bazlı tanımlayabilirsiniz. Aynı zamanda girmiş olduğunuz yüzdelik değerlere hangi çalışma türünde kesinti yapması gerektiğini belirleyin. Normal çalışma üzerinden veya fazla mesai çalışmasından kesintileri uygulamak mümkün.

Devamsızlık çarpanı: Kişilerin günlük işletmedeki hareketlerini, giriş ve çıkış devamlılık sürelerindeki eksik çalışmalara göre %50 – %100 ya da istediğiniz oranlarında çarpanlarla kullanmanıza olanak verir. Ceza çarpanında olduğu gibi aynı türde saatlik ve ücretten kesim tanımları bu alanda da uygulanır. Devamsız sayılma sürelerine göre hazırlanan verilerin akışıyla istediğiniz düzeyde oluşturun.

24 Saatlik çalışma

Uzun süreli çalışma türlerine sahip işletmelerin genel olarak kullandığı parametre ayarıdır. Özellikle hastaneler tarafından tercih edilen personel takip konusunda çalışma saati girilmesi sonucunda 24 saatlik dilime göre hesaplamaları yapan sistem ayarı bütünüdür.

*Not: 24 saatlik çalışma türü sadece normal çalışma modunda kullanılır. Diğer vardiyalı ve kümülatif çalışma stillerine uyumlu değildir. 24 saatlik çalışma stili seçildikten sonra, personele yeni çalışma grubunu mutlaka tanımlayın.

Çalışma Grupları

Daha önce oluşturulan vardiyalar çalışma grupları kısmında gruplandırılarak kayıt altında tutulur. Bu işlem sırasında yapılanlar öncelik sırasına göre Grup adı oluşturma, çalışma tekrar türü, vardiya adı, başlangıç tarihi ve vardiya gün sayısı olarak belirlenir.

Hazırladığınız vardiyaları gruplandırma işlemiyle daha hızlı ve etkili biçimde personele tanıtabilir, yeni hesap gruplarına göre işletmenize en uygun çalışma stilini dakikalar içinde entegre edin.

Raporlar

Personel devam kontrol sistemi yazılımınız sayesinde kaç kişinin hangi saatlerde işletmenize giriş yaptığını, kullandığı molaları, fazla mesai, mesai, maaş hesaplama ve giriş-çıkış gibi işlemlerini rapor halinde görüntüleyin. Bu personelin kaç saat çalıştıklarını, devamsızlıklarını ve diğer ayrıntılarına sahip olun. ZKFlex personel takip devam kontrol sisteminizin rapor kısmını nasıl özelleştireceğinizi öğrenin ve çalışanların performansını etkileyen zaman kontrol raporlarından yararlanın.

Rapor tasarlama

Rapor tasarlama, birden fazla rapor tablosunu ve detaylı görsel olarak hareket verilerinizi analiz etmenize olanak verir.

  • Rapor görselini sürükle bırak yöntemiyle firmanıza ait logoyu hızlı bir şekilde elde edin.
  • Çok segmentli analiz seçenekleriyle tablolarınızı detaylandırabilir personel bilgilerinden, mola detayına kadar her ayrıntıyı rahatlıkla inceleyin.
  • Belirlediğiniz filtreleme tercihlerine bağlı olarak daha hassas verileri gelişmiş segmentlere bölünmüş hareket verilerine göre filtreleyebilir ve birden fazla sütuna göre sıralanmasını sağlayın.
  • Yeni ekleme seçeneğini kullanarak oluşturacağınız raporları genel veya daha detaylı aynı zamanda ayrıntılı tablolarla geliştirmeniz mümkün.

Rapor çıkarma işleviyle personel hareketlerine göz atın

Genel ZKFlex yazılımı hareketlerini hızla gözden geçirmek için:

  1. ZKFlex Raporlar sekmesini tıklayın.
  2. Karşınıza çıkan ekranda hazır raporlar, tasarlanan raporlar gibi hızlı erişilebilir raporlardan birini seçin.
  3. Rapor bilgileri sekmesini tıklayın.
  4. Raporu oluşturmak için başlangıç ve bitiş aralığını girin.
  5. Sağ tarafta bulunan Personel listesinden hareket verilerini raporlarda görüntülemek istediğiniz çalışanı veya çalışanları seçin.
  6. Tekrar sağ tarafta bulunan Raporlama sekmesine tıklayın.
  7. Tarih bazlı-personel bazlı rapor arasında seçim yapmak için butona tıklayın.
  8. Tablonun sağ kısmında bulunan Rapor Oluştur seçeneğine tıklayın.
  9. Almış aldığınız raporu yazdırmak için tablonun sağ üst köşesindeki yazıcı simgesini tıklayın.
  10. Excel formatında dışarı aktarmak için sağ üst kısımda bulunan Disket simgesini tıklayın.

Daha fazla yardıma mı ihtiyacınız var?

Bize ulaşın, daha fazla bilgi verin, size en hızlı sürede Mesai saatleri içinde yardımcı olalım.