Puantaj Nedir?

Puantaj, birçok işletme ve kuruluş için önemli bir süreçtir. İşçi ve çalışanların çalışma saatlerini takip etmek, ücret hesaplamalarını kolaylaştırmak, işgücü planlamasını yönetmek ve performans değerlendirmeleri için veri sağlamak gibi birçok işlevi vardır. Bu süreçlerin manuel takibi çok uzun süreler aldığı için son zamanlarda otomatik puantaj sistemi talepleri oldukça artmıştır. Bu yazıda, puantajın ne olduğunu, neden yapıldığını, nasıl otomatik hale getirileceği ve iş süreçlerindeki önemini detaylı bir şekilde ele alacağız.

Puantaj Cetveli Nedir?

Personelin mesaisinin olduğu zamanda kaç saat çalıştığını gösteren tabloya puantaj cetveli denir. Eskiden ağırlıklı olarak kâğıt ve kalem üzerinden tutarlardı. Ama günümüzde bilgisayardan excel gibi programlar üzerinden tutmak daha kolaydır. Yani personelin kaçta işe giriş çıkış yaptığını, devamsızlığını, raporlu ya da mesaiye kaldığı zamanı gösteren bir sistemdir.

Puantaj Cetveli Nasıl Olmalıdır?

Bir personele ait puantaj cetvelinde olması gerekenler; günlük çalışma süresi, çalışma saat aralığı, giriş ve çıkış saatleri, izinler, devamsızlıklar, mesai ve fazla mesai verileri olması gerekir. Çalışan personellerin her birinin raporları birbirinden ayrı tutulmalıdır. Çünkü herkesin hak edişleri birbirinden farklıdır. Ayrıca bu hazırlanan dokümanlar personele ait olduğu için de imzalatılmalıdır.

Manuel Puantaj Sistemi

Teknoloji yardımı olmadan puantaj yapmak gerçekten çok ciddi bir iş yüküdür. Manuel puantaj genellikle sözlü bilgilendirmeler ve gözlem sonucu oluşur. Bu da yanlış bilgilendirmelere, eksik saatlere, hesaplama hatalarına neden olur. Hem iş yükü hem hata oranı nedeniyle yeni düzende çok tercih edilmemektedir. Daha çok 2-3 personeli çalışan, küçük işletmeler maliyet oluşmaması için manuel takip yapmaktadır. Fakat büyük işletmelerde sistemin maliyeti, yanlış hesaplamalar sonucu oluşan kayıptan çok daha azdır. Bu sebeplerden dolayı belirli bir personel sayısının üzerindeki işletmelerin otomatik puantaj sistemini kullanması kaçınılmazdır.

Otomatik Puantaj Sistemi

Günümüzde teknolojik sistemlerin ilerlemesi ile bu alanda da yenilikler oldu. Eskiden manuel takip edilen personel giriş çıkış saatlerini artık otomatik olarak takip edilmeye başlandı. Bununla beraber görevlendirilen bir personelin takip etmesi gereken ne varsa artık onları Personel Devam Kontrol Sistemi ile yapabilirsiniz. İş yerlerinin bu anlamda iş yükünü azaltmış oldu. Aynı zamanda PDKS yöntemi ile personel takibini de farklı doğrulama yöntemleri ile yapabilirsiniz. Bu doğrulama yöntemleri şunlardır;

Kartlı Geçiş Sistemi : Personele tanımlanan kart ile kart okuyucuya okutma yaparak giriş-çıkış yapar. Bu sayede şirketinizde hangi alanda ne kadar süre geçirdiğini görebilir, kolaylıkla puantaj oluşturabilirsiniz.

Keyface 3 Yüz Tanıma Cihazı

Parmak İzli Geçiş Sistemi : Personelin giriş çıkış yaparken kullandığı farklı bir doğrulama yöntemidir. Doğrulama türü farklıdır ama çalışma mantığı aynıdır. Personel parmak izini, parmak izi cihazına okutarak giriş yapar. Bu sayede şirketinizde hangi alanda ne kadar süre geçirdiğini görebilir, kolaylıkla puantaj oluşturabilirsiniz.

ICLOCK 580 Parmak İzi Ve Kart Okuyucu

Yüz Tanıma Sistemi : Bir diğer doğrulama türü de yeni nesil yüz tanıma sistemidir. Hızlı ve pratik bir doğrulama yöntemidir. Personel yüzünü, yüz tanıma cihazına göstererek giriş yapar. Bu sayede şirketinizde hangi alanda ne kadar süre geçirdiğini görebilir, kolaylıkla puantaj oluşturabilirsiniz.

KeyFace Lite Yüz Tanıma Cihazı

Otomatik Puantaj Nasıl Yapılır?

Günümüzde birçok iş yeri, otomatik puantaj sistemlerini kullanarak daha hızlı ve verimli bir şekilde puantaj yapmaktadır. İşte otomatik puantajın nasıl yapıldığına dair adımlar şunlardır;

1. Otomatik Puantaj Sistemi Seçimi: İş yerinizin ihtiyaçlarına uygun bir otomatik puantaj sistemi seçin. Bu sistemler genellikle bulut tabanlı yazılımlar ya da zaman ve katılım yönetimi cihazları şeklinde olur.
2. Çalışan Bilgilerinin Kaydedilmesi: Otomatik puantaj sisteminde her çalışanın bilgileri (ad, soyadı, pozisyon vb.) sisteme kaydedilir. Böylece her çalışanın puantaj sürecini izleyerek takip edebilirsiniz.
3. Giriş-Çıkış Takibi: Otomatik puantaj sistemi, personellerin işe giriş ve çıkış saatlerini otomatik olarak kaydeder. Bu, manuel kayıt hatalarını ve gecikmelerini önler.
4. Fazla Mesai ve İzin Yönetimi: Otomatik puantaj sistemi, çalışanların fazla mesai saatlerini ve kullanılan izin günlerini otomatik olarak hesaplar. Böylece ay sonundaki hak edişlerini hatasız bir şekilde hesaplayarak ücretlerini ödeyebilirsiniz.
5. Raporlama ve Analiz: Otomatik puantaj sistemleri genellikle raporlama ve analiz özelliklerine sahiptir. Bu özellikler sayesinde personellerin çalışma sürelerini, izinlerini ve puantaj verilerini raporlanabilir ve analiz edebilirsiniz.

Sağladığı Faydalar

Otomatik puantaj sistemleri, iş yerleri için zaman tasarrufu sağlar, hataları azaltır ve işgücü yönetimini kolaylaştırır.